Većina firmi ima definisane zahteve, odobravanja i odgovorne osobe.

Ali nema jasan sistem koji pokazuje gde proces stoji i zašto kasni.

U praksi to znači:

• zahtev je poslat, ali niko ne zna gde je zastoj
• odobravanje kasni, ali nema jasnog vlasnika problema
• management ne vidi koliko zahteva trenutno čeka

U ovom tekstu objašnjavamo automatizacija poslovnih procesa i kako rešiti problem kada proces postoji, ali nije izmeren.

Automatizacija poslovnih procesa je način da se ručni, ponavljajući i nejasni koraci pretvore u merljiv i kontrolisan sistem.

U praksi, automatizacija poslovnih procesa znači:

• jasno definisane korake procesa
• poznatog vlasnika za svaki korak
• merenje vremena čekanja
• automatsko praćenje statusa
• vidljivost gde proces kasni

Drugim rečima: automatizacija ima smisla tek kada znamo kako proces stvarno funkcioniše.

U većini firmi vidimo sledeće:

• zahtevi postoje
• odobravanja postoje
• ljudi rade svoj deo posla
• ali niko ne vidi proces od početka do kraja

Ovo dovodi do:

• čekanja bez jasnog razloga
• zastoja bez vlasnika
• ručnog proveravanja statusa
• odluka na osnovu osećaja, ne na osnovu podataka

Glavni problem nije u tome što firma nema aplikaciju.

Problem je u tome što proces nije izmeren.

Ako ne znate gde proces stoji, koliko traje i ko treba da reaguje, automatizacija neće rešiti problem.

Samo će ubrzati postojeći haos.

Razlog nije jedan — već kombinacija:

• – nepovezani sistemi
• – nedostatak jasnog toka procesa
• – ručna odobravanja
• – nepostojanje izvora istine
• – nejasan ownership

U takvom okruženju sve na prvi pogled izgleda normalno.

Zahtev je poslat.
Neko treba da odobri.
Neko čeka odgovor.
Posao stoji.

Ali niko ne zna tačno:

• – ko kasni
• – zašto kasni
• – koliko dugo kasni
• – koliko zahteva je blokirano

Ovde je važno i pravilo iz kognicije ljudi: što je informacija jasnija i jednostavnija, lakše joj verujemo i brže reagujemo.

Zato proces ne treba prikazivati komplikovanim rečnikom.

Bolje je prikazati konkretno: 15 zahteva čeka odobrenje finansija duže od 3 dana.

To je jasno. To smanjuje kognitivni napor. I odmah pokazuje gde treba reagovati.

Rešenje nije u tome da se odmah napravi nova aplikacija.

Rešenje je u postavljanju sistema.

To podrazumeva:

1. Razumevanje procesa od početka do kraja
2. Definisanje svih koraka od zahteva do odluke
3. Merenje koliko traje svaki korak
4. Identifikaciju mesta gde zahtev najduže stoji
5. Definisanje vlasnika svakog koraka
6. Povezivanje podataka iz postojećih sistema
7. Automatizaciju tek nakon što je proces izmeren

Na ovaj način, automatizacija poslovnih procesa postaje konkretna.

Management više ne pita: “Šta se dešava sa nabavkom?”

Već vidi:

• gde je zastoj
• koliko traje
• ko treba da reaguje
• šta mora da se promeni

U jednom projektu, firma je imala:

• zahteve za nabavku
• odobravanja finansija
• ručnu komunikaciju između sektora
• nejasno gde proces najduže stoji

Na prvi pogled, problem je delovao kao problem vidljivosti.

Ali pravi problem bio je čekanje.

Prvo smo izmerili:

• koliko traje odobravanje
• gde zahtev najduže stoji
• ko je sledeći odgovoran
• koliko zahteva je blokirano

Tek tada je problem postao vidljiv. Ne kao osećaj.

Nego kao broj. Najveća promena bila je u tome što management više nije morao da traži informacije ručno.

Proces je sam pokazivao gde puca.

Najčešće greške koje vidimo:

• automatizacija procesa koji nije izmeren
• kupovina pogrešnog softvera
• ignorisanje integracija
• oslanjanje na Excel i email kao operativni sistem
• fokus na alat, ne na proces
• komplikovani izveštaji koje korisnici ne razumeju

Ove greške dovode do toga da firma dobije novu aplikaciju, ali isti problem.

Ako nije jasno gde proces kasni, softver neće pomoći.

Ako nije jasno ko je vlasnik koraka, notifikacije neće rešiti zastoj.

Ako nije jasno koliko zahteva čeka, management nema kontrolu.

Zato pre automatizacije mora da postoji merenje.

Automatizacija poslovnih procesa nije samo tehničko rešenje.

To je način da firma:

• dobije kontrolu nad procesima
• smanji čekanje
• vidi gde nastaje zastoj
• donosi bolje odluke
• eliminiše operativni haos

Bez toga, procesi ostaju nevidljivi, a problemi se ponavljaju.

Ako ne znaš gde proces puca, automatizacija neće rešiti problem.

Samo će ubrzati haos.

Ako želiš da sagledaš gde tvoji procesi najviše čekaju, možemo proći kroz konkretne zahteve, odobravanja i podatke koje već koristiš.

Prvi razgovor je tehnički i bez obaveza.