Većina maloprodajnih kompanija ima neki način planiranja smena.

Ali raspored u kalendaru ne pokazuje šta se zaista dogodilo tokom radnog dana.

U praksi se smene menjaju, zaposleni ostaju duže, odsustva se evidentiraju naknadno, a troškovi se obračunavaju u drugoj evidenciji. Zbog toga uprava na kraju meseca vidi razliku između plana i realizacije, ali ne vidi jasno gde je i zašto ta razlika nastala.

U ovom tekstu objašnjavamo kako izrada softvera po meri povezuje planiranje rada, ostvarene sate, odsustva, produktivnost i troškove u jedan kontrolisan operativni sistem.

Izrada softvera po meri je razvoj sistema zasnovanog na stvarnim procesima, pravilima i odgovornostima konkretne organizacije.

To nije samo izrada novog ekrana.

Nije ni digitalna kopija postojeće Excel tabele.

U praksi, izrada softvera po meri znači:

• definisanje podataka potrebnih za svakodnevni rad
• povezivanje koraka koji trenutno postoje u odvojenim evidencijama
• ugrađivanje poslovnih pravila u softver
• kontrolu ko može da vidi, unese ili promeni podatak
• praćenje procesa od početnog plana do konačnog rezultata

Kod planiranja rada, sistem mora da poveže:

• zaposlenog i njegovu organizacionu pripadnost
• prodajni objekat
• planiranu smenu
• ostvarene sate
• prisustvo i odsustvo
• naknadne korekcije
• produktivnost i trošak rada

Drugim rečima: raspored postaje sistem tek kada je povezan sa onim što je stvarno ostvareno.

U maloprodajnoj kompaniji sa više objekata, radni plan se svakodnevno menja.

Rukovodilac može da zameni zaposlenog.

Neko može da ostane duže zbog povećanog obima posla.

Odsustvo može da bude prijavljeno nakon što je raspored već napravljen.

Ostvareni sati mogu da završe u posebnoj evidenciji, dok se trošak rada računa tek nakon dodatne obrade.

U takvom okruženju obično postoje:

• kalendar sa planiranim smenama
• odvojena evidencija realizacije
• posebni podaci o odsustvima
• naknadne korekcije
• dodatna tabela za obračun troškova
• izveštaj o produktivnosti koji nastaje kasnije

Ovo dovodi do nekoliko problema:

• planirani i ostvareni sati ne mogu brzo da se uporede
• nije jasno koja promena je izazvala odstupanje
• podaci moraju ručno da se povezuju
• rukovodilac objekta i uprava ne gledaju uvek istu verziju informacija
• trošak postaje vidljiv tek kada je već nastao

Glavni problem nije u tome što kalendar nema dovoljno funkcija.

Problem je što plan, realizacija i trošak nisu deo istog toka.

Najjednostavnije prikazano:

PLAN → REALIZACIJA → ODSTUPANJE → TROŠAK

Ako jedna veza u ovom lancu nedostaje, kompanija ima raspored, ali nema pouzdan sistem za upravljanje radom.

Razlog nije jedan, već kombinacija tehničkih i operativnih ograničenja:

• podaci o zaposlenima nalaze se u jednoj evidenciji
• raspored smena vodi se u drugom alatu
• realizacija se unosi naknadno
• odsustva nisu odmah povezana sa planom
• korekcije nemaju kontrolisan trag
• produktivnost i troškovi računaju se odvojeno
• prava pristupa ne prate odgovornosti korisnika

Dok je broj zaposlenih i objekata mali, ovakav način rada može delovati prihvatljivo.

Sa rastom organizacije raste i broj promena koje neko mora ručno da proveri.

Tada jednostavno pitanje postaje teško:

Zašto je ostvareni trošak rada u objektu veći od planiranog?

Odgovor može da zahteva pregled nekoliko fajlova, proveru izmena smena i razgovor sa rukovodiocem.

To je znak da objašnjenje nije sačuvano u sistemu.

Informaciju zato treba prikazati jasno:

Planirano: 520 sati
Ostvareno: 548 sati
Odstupanje: +28 sati
Uzrok: zamene, produžene smene i naknadno evidentirano odsustvo

Korisnik tada ne mora sam da sastavlja priču iz više izveštaja.

Sistem mu pokazuje šta se promenilo i kakav je efekat promene.

Rešenje nije samo novi kalendar za smene.

Potrebno je projektovati zajednički operativni sistem.

To podrazumeva:

1. Jedinstven model zaposlenih i organizacije – Svaki modul koristi iste podatke o zaposlenima, objektima, pozicijama i odgovornostima.
2. Planiranje rada po objektu i periodu – Rukovodilac planira rad uz pregled raspoloživih zaposlenih i potreba konkretnog objekta.
3. Povezivanje realizacije sa planom – Ostvareni sati, prisustva i odsustva vezuju se za originalni plan, umesto da predstavljaju novu, odvojenu evidenciju.
4. Kontrolisane naknadne korekcije – Izmena zatvorenog perioda dozvoljava se samo ovlašćenim korisnicima i uz jasan razlog.
5. Uloge i prava pristupa – Rukovodilac objekta, administracija i uprava dobijaju mogućnosti koje odgovaraju njihovim stvarnim odgovornostima.
6. Automatsko računanje odstupanja – Sistem poredi planirane i ostvarene sate i pokazuje gde nastaje razlika.
7. Povezivanje produktivnosti i troškova – Broj zaposlenih i radni sati posmatraju se zajedno sa učinkom i rezultatom objekta.
8. Jedinstven analitički pregled – Uprava može da poredi objekte i periode koristeći ista pravila i iste podatke.

Na ovaj način izrada softvera po meri ne digitalizuje samo unos smena.

Ona uspostavlja kontrolisan tok podataka od planiranja do analize troška.

Na realizovanom CoreLayer projektu, maloprodajna kompanija sa više objekata imala je podatke o zaposlenima, planiranju, realizaciji i troškovima, ali oni nisu činili jedan povezan operativni sistem.

Plan rada nije automatski predstavljao osnovu za poređenje sa ostvarenim satima. Prisustva, odsustva, produktivnost i troškovi morali su dodatno da se povezuju, a uprava nije mogla iz istog izvora da sagleda šta je planirano, šta je ostvareno i kakav je efekat po objektu.

Zato nije razvijen samo novi ekran za raspored.

Izgrađena je centralna web platforma koja povezuje:

• evidenciju zaposlenih
• organizacionu strukturu
• planiranje rada po objektima
• ostvarene sate i odsustva
• kontrolisane korekcije
• prava pristupa
• produktivnost i troškove rada

Svi moduli koriste zajedničke podatke i ista pravila.

Kada se smena promeni, promena više ne ostaje u poruci ili zasebnoj tabeli. Postaje deo kontrolisanog toka.

Kada se evidentira realizacija, ona se poredi sa planom.

Kada nastane odstupanje, moguće ga je analizirati u kontekstu objekta, zaposlenog, perioda i troška.

Ostvareni rezultat nije samo lakše pravljenje rasporeda. Planiranje i realizacija objedinjeni su u jednom sistemu, smanjena je potreba za ručnim povezivanjem evidencija, a uprava je dobila jasniji pregled troškova i produktivnosti po objektima i periodima.

Najveća promena bila je jednostavna:

rukovodilac objekta i uprava počeli su da gledaju iste podatke.

Najčešće greške kod digitalizacije planiranja rada su:

• izrada kalendara bez modula realizacije
• odvajanje odsustava od rasporeda
• ručno povezivanje radnih sati i troškova
• čuvanje korekcija bez istorije izmena
• ista prava pristupa za sve korisnike
• prikaz velikog broja podataka bez jasnog odstupanja
• razvoj funkcionalnosti bez zajedničkog modela podataka

Posebno je česta greška da se postojeća tabela samo prenese u web aplikaciju.

Tada se promeni izgled, ali ne i proces.

Korisnici i dalje moraju da proveravaju više izvora, prenose podatke i ručno objašnjavaju razlike.

Dobar sistem treba odmah da odgovori na četiri pitanja:

• šta je planirano
• šta je ostvareno
• gde je nastalo odstupanje
• kako je odstupanje uticalo na trošak

Sve ostalo je dodatni detalj.

Izrada softvera po meri nije samo tehničko rešenje za unos podataka.

To je način da kompanija:

• poveže planiranje i realizaciju
• standardizuje rad kroz više objekata
• kontroliše izmene i odgovornosti
• prati produktivnost i troškove
• smanji zavisnost od ručnih evidencija
• donosi odluke koristeći iste podatke

Realizovani projekat nije klijentu doneo samo aplikaciju za smene. Doneo je operativnu platformu koja može da podrži nove integracije, analitičke modele i dalja unapređenja bez ponovne izgradnje osnove.

Ako plan nije povezan sa realizacijom, ne postoji pouzdan sistem za planiranje.

Postoji samo raspored.

---

Planiranje rada, realizacija, produktivnost i troškovi ne bi trebalo da se povezuju tek na kraju meseca.

Možemo tehnički sagledati postojeće evidencije, tok izmena i podatke koje već koristite i utvrditi gde plan prestaje da bude povezan sa realizacijom.

Prvi razgovor je tehnički i bez obaveza.